Kommunens retningslinjer ved bruk av sosiale medier
Birkenes kommune ønsker at alle ansatte i kommunen skal ha et bevisst forhold til sitt eget bruk av sosiale medier, enten vi opptrer på vegne av arbeidsplassen vår eller som privatperson. Hensikten med denne veilederen er å gi ansatte mer kunnskap om hvordan vi skal forholde oss til sosiale medier.
Felles grunnlag for bruk av sosiale medier
Du skal aldri kommunisere ut sensitive og taushetsbelagt tema om innbyggerne av hensyn til personvern. Sosiale medier skal heller aldri brukes til noen form for saksbehandling eller erstatte de formelle kommunikasjonskanalene mellom kommunen og kommunens innbyggere. Sosiale medier skal derfor ikke brukes til å behandle, svare eller kommentere enkeltsaker. E- post, brev, telefon (SMS) osv., skal fortsatt brukes til å kommunisere.
Lovverk og retningslinjer
Sosiale medier er et viktig virkemiddel for å bidra til åpenhet og innsyn. Kommunelovens § 4 pålegger kommunene å være åpne og informere om sin virksomhet.
Kommunens offesielle kontoer
- Husk at du alltid representerer Birkenes kommune og at det du skriver vil bli tolket som kommunens offisielle innstilling.
- Rådmannen må godkjenne nye offisielle kontoer som opprettes.
- Opprettelse av offisielle kontoer skal vurderes av enhetsleder og godkjennes av rådmann. Enheten må bruke disse retninglinjene og ha en klar plan for bruk og oppfølgning.
- Formålet med kontoen må komme tydelig frem.
- Hver konto skal ha minst en person som er ansvarlig for driften av kontoen.
- Unngå politiske og religiøse ytringer som strider med kommunens offisielle linje.
- Diskriminering på kommunens offisielle kontoer skal ikke forekomme.
- Kommunens kontoer på sosiale medier kan brukes til å informere om arrangementer der kommunen er en aktør.
- I dialog med innbyggere på sosiale medier skal vi:
- Svare på spørsmål og kommentarer
- Rette opp faktafeil
- Takke for ros og konstruktive tilbakemeldinger
- Vær bevisst på skillet mellom administrativt og politisk nivå.
- I spørsmål om saker hvor det er nødvendig med en politisk behandling skal det ikke gis egne vurderinger. Dersom rådmannen har gitt en innstilling til en sak, henvis alltid til denne.
- Ikke kommenter enkeltsaker hvor det kan bli nødvendig med saksbehandling og dokumentasjon, men oppfordre heller avsender til å rette en formell henvendelse til kommunen.
- Sensitive opplysninger skal aldri kommenteres. Slike innlegg skal slettes.
- Rykter og spekulasjoner skal aldri kommenteres, men slettes.
- Informasjon om organisering, budsjett og økonomi, informeres via nettsiden, gjerne med en link fra nettsiden på Facebook. Intern informasjon gis via intranett.
- I krisesituasjoner hvor rådmannen har satt kriseledelse godkjennes all informasjon av kriseleder.
- Hvis du som ansatt opplever eller oppdager uønskede ytringer på kommunens kontoer, ta kontakt med nærmeste leder og administrator av kontoen.
Ansattes bruk av sosiale medier
Ved bruk av sosiale medier privat, skal vi ta hensyn til taushetsplikten vi er bundet av som arbeidstakere i Birkenes kommune. I tillegg forventes det at vi viser lojalitet til arbeidsgiver og kolleger. Sosiale medier skal ikke brukes til å kommunisere informasjon som er relatert til arbeidet, da man ofte blir assosiert med den rollen man har i kommunen.
- Vær bevisst på rollen din som ansatt i Birkenes kommune ved all bruk av sosiale medier (eks: facebook, messenger, snapchat, instagram, twitter osv).
- Presiser at du ytrer deg som privatperson og ikke på vegne av Birkenes kommune dersom det kan reises tvil om rollen din.
- Husk at reglene om taushetsplikt, personvern, ytringsfrihet, lojalitetsplikt med videre, som du forholder deg til i din jobb i Birkenes kommune, også gjelder når du opptrer som privatperson i sosiale medier.
- Delta gjerne i faglige debatter på nett. Sosiale medier kan også være en kilde til kunnskap.
- Det frarådes at du som privatperson har kontakt med elever/brukere/pårørende/leverandører i sosiale medier. Selv om du i utgangspunktet synes det er greit å skille mellom rollene, kan dette over tid føre til situasjoner som kan oppleves problematisk for begge parter.
- Ved henvendelser som krever saksbehandling/arkivering, skal avsender oppfordres til å rette en formell henvendelse til kommunen. Denne vil da bli besvart i samsvar med kommunens saksbehandlingsrutiner.
- Det samme gjelder hvis du blir kontaktet som privatperson i en sak som gjelder ditt arbeid i Birkenes kommune.
- Husk at internett er permanent. Vis varsomhet!
Om du får venneforespørsel fra noen du yter tjenester til, kan dette være et forslag til svar:
Takk for venneforespørsel her på facebook, men jeg må dessverre avslå. De ansatte i Birkenes kommune frarådes generelt å ha nåværende eller tidligere brukere eller pårørende som kontakter på sin private facebook. Følg oss gjerne på kommunesiden.
Bruk skjønn, sunn fornuft og nettvett!