Planprosessen

Planprosessen

1)      Oppstart av planarbeid

-          Planidé/initiativ (hyperlink til tekst nedenfor)

-          Oppstartmøte

-          Samarbeid om private reguleringsplaner

2)      Planskisse

-          Varsel om oppstart av planarbeid

-          Planprogram (om påkrevd)

3)      Planforslag

-          Innsending av planforslag

-          Omarbeiding av planforslag

4)      Behandling

-          Vedtak om utleggelse til offentlig ettersyn

-          Offentlig ettersyn

-          Vurdering av merknader og innsigelser

-          Vedtak

-          Kunngjøring og klage

5)      Gebyrer

 

 

 Oppstart

Planidé/initiativ

Før planarbeidet formaliseres, bør forslagsstiller ha klargjort sin planidé og samlet relevante opplysninger om situasjonen. Dette kan for eksempel være viktige berørte interesser i og omkring planområdet, blant annet naboers syn.

Det kan også tas kontakt med arealplanlegger, teknisk kontor eller andre kommunale enheter for å få foreløpig veiledning om planprosessen. 

Oppstartsmøte

Når forslagsstilleren er en annen enn planmyndigheten selv, skal planspørsmålet legges fram for planmyndigheten i møte. Kommunen kan gi råd om hvordan planen bør utarbeides og kan bistå i planarbeidet (Plan- og bygningsloven § 12-8).

Normalt vil oppstartsmøtet holdes med representanter for teknisk kontor. Arealplanlegger skal alltid være til stedet. Planspørsmålet kan også i mer prinsipielle saker legges fram for politisk behandling. Dette kan avklares i oppstartsmøtet.

Forslagsstiller anmoder om oppstartsmøte. Kommunen vil normalt innen to uker etter at anmodningen er mottatt, innkalle til oppstartsmøte. På møtet er det ønskelig å avklare følgende:

  • Informere om kommunens arealpolitikk
  • Gi råd for det videre planarbeidet
  • Avklare planprosess og behov for planprogram og konsekvensutredning, samt risiko- og sårbarhetsanalyse
  • Avklare hvordan medvirkningsprosess skal legges opp
  • Avklare samarbeidsbehov mellom kommunen og forslagsstiller, for eksempel i planprosessen eller utbyggingsavtale
  • Avklare om det skal behandles byggesak samtidig med plansaken
  • Avklare tidsplan for behandling
  • Avklare hvem som skal betale behandlingsgebyr og om gebyrreglement kan fravikes

Hvor omfattende råd som kan gis, vil avhenge noe av omfanget og kvaliteten på det innsendte materialet. Det presiseres at de rådene som gis i denne fasen ikke er bindende for administrasjonens videre anbefalinger i plansaken.

Kommunen skriver referat fra møtet.

 

Samarbeid om private reguleringsplaner

Birkenes kommune ønsker å bidra til at private planforslag blir utarbeidet i samsvar med lovverket. Det er også viktig at de får en tilstrekkelig planfaglig kvalitet, at offentlige interesser blir klarlagt tidlig i planprosessen og at tredjepartsinteresser blir ivaretatt på en riktig måte. Det er derfor ønskelig å etablere et godt samarbeid mellom kommunen og forslagstillere for å oppnå en grundig og effektiv saksgang. Et godt forberedt og avklart planforslag vil erfaringsmessig spare både offentlige myndigheter og forslagstiller for unødvendige, kostbare og tidkrevende omarbeidinger.

Reguleringsplan skal utarbeides av fagkyndige. Planforslag som ikke er utarbeidet i overensstemmelse med avtale i oppstartsmøte vil bli sendt tilbake for omarbeidelse eller komplettering. 

Private forslag må innholdsmessig følge opp hovedtrekk og rammer i kommuneplanens arealdel og områdereguleringer.

 

 Planskisse

Varsle om oppstart av planarbeid

Forslagsstiller skal kunngjøre igangsetting av planarbeidet med annonse i en avis som er alminnelig lest i området og varsle berørte parter i brev. Annonse og brev skal inneholde:

  • Et planomriss på kart med tydelige navn og stedsangivelse
  • En kort beskrivelse av hensikten med planarbeidet
  • Forslagsstillers navn og adresse samt en frist på min tre uker for å sende inn innspill til planarbeidet

Dersom kommunen har avgjort i oppstartsmøte at det skal utarbeides planprogram for konsekvensutredning, skal det samtidig med varsel om igangsetting kunngjøres offentlig utleggelse og høring av dette. Høringsfrist for planprogram er 6 uker.

Disse skal varsles:

  • Registrerte grunneiere, festere og så langt mulig andre rettighetshavere og berørte naboer.
  • Relevante statlige og regionale myndigheter, samt interesseorganisasjoner dersom de kan ha interesser i planarbeidet.

Samtidig med varselet skal det sendes kopi av oppstartsmeldingen til Birkenes kommune.

 

Planprogram

For planforslag som bryter vesentlig med overordnet plan, bestemmelser eller retningslinjer, og der forskrift om konsekvensutredning krever det, skal det utarbeides planprogram.

Forslagsstiller legger forslag til planprogram ut til offentlig ettersyn og sender det på høring til berørte private organisasjoner og til relevante regionale og statlige myndigheter, eventuelt til kommunale enheter dersom dette er avtalt i oppstartsmøtet.

Høring og offentlig ettersyn av planprogrammet skal alltid gjøres samtidig med varsel om oppstart av planarbeidet

I planprogrammet foreslås det hvilke alternativer som skal utredes, hvilke tema som skal utredes, hvilke formelle krav som skal stilles til konsekvensutredningene og hvordan medvirkningen skal skje.

Det er til slutt kommunen som fastsetter planprogrammet.

Innspill og medvirkning

Medvirkning for berørte interesser i en plansak, legges opp av forslagstiller som avtalt i oppstartsmøte.

Det kan velges ulike framgangsmåter for innspill og tilbakemeldinger fra offentlige interesser:

  1. Berørte offentlige myndigheter og organisasjoner varsles om igangsetting av planarbeid og bes om å komme med innspill, jf. info om varsling
  2. Forslagstiller sender over foreløpig planmateriale (planomriss, planskisse på kart og foreløpig beskrivelse) til statlige og regionale myndigheter og andre viktige offentlige og private interesseparter samt til Birkenes kommune. Saksbehandler videresender henvendelsen til andre kommunale enheter. I brevet bes det om innspill og opplysninger i svarbrev innen en frist på minimum 6 uker.
  3. Forslagstiller bør arrangere møter med de aktuelle partene, enten samlet, enkeltvis, eller i grupper hvor planen blir presentert.

Forslagsstiller skriver møtereferat fra alle møter, som sendes til deltakerne for eventuell korrektur og som legges ved saken ved innsending.

Prosessen for medvirkning fra befolkningen legges opp av forslagstiller, avhengig av planforslagets virkninger både innenfor planområdet og for omgivelsene rundt, jf. varsel om igangsetting av planarbeidet. I mer omfattende saker kan det arrangeres informasjonsmøte. Kommunens saksbehandler bør være tilstede om ikke annet er bestemt.

I de saker der barnas representant tilrår det, skal det organiseres en egen medvirkningsprosess med barn og unge, hvor kommunens barnerepresentant skal bistå. 

 Planforslag

Innsending av komplett planforslag

Komplett planforslag sendes inn til Birkenes kommunes postmottak.

Dokumenter skal være i pdf-format.

Planforslag som ikke er komplett etter loven og til kravene under, kan ikke bli tatt opp til behandling før det er endret/supplert. Innhold i oversendelsen:

a)      Oversendelsesbrev
Brevet skal være signert av forslagsstiller og ha komplett liste over alle vedlegg. Det skal ikke være tvil om at dette er planforslaget som ønskes fremlagt for politisk behandling.

b)      Planbeskrivelse

c)       Planbestemmelser

d)      Plankart
Kart godkjent av kommunen i målestokk 1:1000, samt pdf i A3-versjon.

e)      Oversiktskart
Med inntegning av plangrense, målestokk og tydelig påsatte navn. Alle navn som benyttes i planbeskrivelsen skal være påført oversiktskartet.

f)       Kopi av varslingsannonse og varslingsbrev 
Annonse påført navn på avis og dato, kopi av brev med adresseliste.

g)      Kopi av alle innkomne innspill.

h)      Eventuelt:

  • Illustrasjoner
  • Utredninger

Kart skal utarbeides i henhold til veileder T-1490. Plankart skal være teknisk godkjent av kommunen. Dersom det ikke foreligger slik godkjenning, og det ikke er avtalt noe annet, vil behandlingen ikke påbegynnes og tidsfristen for behandling vil ikke løpe.

 

Omarbeiding av planforslag

Når komplett planforslag er mottatt, vil saksbehandler sjekke om materialet er levert etter lovens krav. Dersom innkommet materiale ikke er tilstrekkelig, blir forslagstiller kontaktet om dette for eventuelt videre arbeid.

Tidsfrist for behandling stopper etter at kommunen eventuelt har sendt et skriftlig varsel om mangler ved forslaget. Når planmaterialet vurderes som komplett i samsvar med loven, kan planforslaget tas opp til behandling.

Dersom planforslaget ikke kan anbefales godkjent lagt ut til offentlig ettersyn på grunn av for dårlig planfaglig kvalitet, kan det likevel behandles dersom planmaterialet er komplett.

Forslagsstiller vil få beskjed om en eventuell anbefaling om avvisning før saken fremmes til behandling. Kommunen vil da forsøke å gå i dialog med forslagstiller før behandling.

Forslagsstiller har likevel rett til å få lagt fram sitt komplette forslag for behandling dersom det ikke er vesentlig i strid med overordnet plan.

 Behandling

Vedtak om utleggelse til offentlig ettersyn

Når innsendt planforslag er komplett og konklusjonen er avklart, skriver arealplanlegger et saksframlegg for behandling av saken fram til offentlig ettersyn.

Offentlig ettersyn

Birkenes kommune legger saken ut til offentlig ettersyn. Frist for å sende inn merknader er minimum 6 uker.

Fylkesmann og fylkeskommune skal alltid ha reguleringssaker til høring. Øvrige statlige og regionale myndigheter og interesseorganisasjoner får oversendt saken etter behov.

Øvrige berørte parter skal også få tilsendt høringsbrev. 

Vurdering av merknader 

Etter at høringsfristen er utløpt, tar kommunen stiling til om innkomne merknader bør føre til endringer av planforslaget. 

Forslagsstiller gis normalt anledning til å kommentere merknadene og selv foreslå endringer av planen. 

Dersom det foreligger innsigelse fra myndigheter med innsigelsesmulighet vil kommunen i samarbeid med forslagstiller forsøke å finne løsning på problemet i uformelle drøftinger med innsigelsesmyndigheten. Dersom dette ikke fører fram kan det avholdes foreløpig mekling hos fylkesmannen. 

Dersom planen endres vesentlig som følge av merknader, må den legges ut til nytt offentlig ettersyn. Dersom endringene gjelder kun enkelte berørte parter, kan det være tilstrekkelig å gi disse partene anledning til å uttale seg om forslaget innen en frist. 

Kart oppdateres som følge av eventuelle endringer og godkjennes av kommunen.

Vedtak

Planutvalget behandler reguleringsplanforslaget på bakgrunn av administrasjonens innstilling og vedtar en innstilling til kommunestyret.

Administrasjonens innstilling er offentlig og kan ses på kommunens nettside.

Dersom det foreligger innsigelse, og kommunestyret likevel vedtar planforslaget, må planen sendes til Kommunaldepartementet for endelig avgjørelse, eventuelt etter mekling hos Fylkesmannen.

Kommunestyret kan avise saken eller vedta endringer. Dersom endringene er omfattende, må saken legges ut på nytt offentlig ettersyn.

Kunngjøring og klage 

Kommunen kunngjør reguleringsvedtaket, varsler berørte parter om vedtaket og opplyser om klageadgang og klagefrist. Det sendes eksemplar av signert kart og bestemmelser til fylkesmann og fylkeskommune.

Plankart og reguleringsbestemmelser arkiveres elektronisk i kommunens digitale planregister.

Alle reguleringsvedtak kan påklages. Klagefrist er 3 uker etter kunngjøring. Eventuell klage på reguleringsvedtak forberedes administrativt i kommunen før den oversendes fylkesmannen for endelig avgjørelse.

Gebyrer

Dersom ikke annet er avtalt, skal tiltakshaver betale behandlingsgebyr for behandling av private planforslag etter gebyrregulativet.

I oppstartsmøte kan det avtales om andre enn tiltakshaver skal betale gebyret, eller om gebyrreglene skal fravikes helt eller delvis. Gebyrkrav blir sendt ut etter første vedtak.

Publisert
11.12.2014
Sist endret
11.12.2014
Publisert av
Birkenes kommune

Kontaktinformasjon

Birkenes kommune
PB 115 
4795 Birkeland 
Telefon: 37 28 15 00 
Faks: 37 28 15 01
E-post: postmottak@birkenes.kommune.no

Org. nr: 964 965 870
Åpningstider:
Mandag, tirsdag, torsdag og fredag 10.00 - 14.00 (13.00 i juli)
Onsdag stengt

Sentralbord: 09.00 - 15.00 alle hverdager

Nyttige lenker